Политика обеспечения беспристрастности Органа Сертификации

Полную ответственность за соблюдение принципов и выполнение требований беспристрастности и независимости в ОСП (Орган по Сертификации продукции) ООО «МСЦ» несет руководитель ОСП.

Мониторинг процесса осуществляет менеджер по качеству.

Меры предотвращения и разрешения конфликта интересов

Конфликт интересов — ситуация, при которой личная заинтересованность сотрудника органа по сертификации влияет или может повлиять на результаты работ по подтверждению соответствия продукции, и при которой возникает или может возникнуть противоречие между личной заинтересованностью сотрудника и законными интересами изготовителей, потребителей, разработчиков, покупателей, приобретателей, продавцов продукции, способное нанести ущерб независимости и беспристрастности при проведении подтверждения соответствия продукции и, в конечном итоге, привести к причинению вреда законным интересам изготовителей, потребителей, разработчиков, покупателей, приобретателей и продавцов.

Угрозами нарушения беспристрастности и независимости могут быть:

• личная выгода: угроза возникает в случае, когда сотрудник или орган по сертификации действуют в личных интересах (при проведении подтверждения соответствия продукции угрозой беспристрастности и независимости является финансовый интерес);
• близкие отношения (или доверительность, фамильярность): угроза возникает в случае, если сотрудник или орган по сертификации находятся в очень близких отношениях или слишком доверяют другому лицу вместо поиска свидетельств подтверждения соответствия продукции;
• запугивание: угроза возникает, когда у сотрудника или органа по сертификации возникает ощущение, что им открыто или скрытым образом угрожают, например, увольнением или жалобой в вышестоящую инстанцию;
• соперничество: угроза возникает, когда орган по сертификации привлекает к работам по подтверждению соответствия сторонних, внештатных экспертов, которые могут быть соперниками по отношению к заявителю.

Среди условий, способствующих возникновению конфликта интересов между работниками органа по сертификации, могут быть:

• высокий уровень неопределенности компетентности;
• дублирование полномочий между работниками органа по сертификации;
• недостаточное информирование о деятельности органа по сертификации;
• существующие пробелы в правовом регулировании;
• несоблюдение служебной дисциплины;
• отсутствие или недостаточное использование моральных и материальных ресурсов мотивации работников, дискриминация и неодинаковое вознаграждение при выполнении равного объема служебных функций ввиду необъективности и неэффективности системы оплаты труда и др.

Обязанностью директора ООО «МСЦ» и руководителя ОСП, которым стало известно о возникновении угрозы нарушения беспристрастности и независимости, возникновения конфликта интересов, возникновении у работника личной заинтересованности, способной привести к конфликту интересов, является предотвращение или урегулирование конфликта интересов.

Директор ООО «МСЦ» и руководитель ОСП в качестве источников информации о возникновении угрозы нарушения беспристрастности и независимости, возникновения конфликта интересов могут использовать:

• любую информацию от членов группы, экспертов, сотрудников, назначенных для проведения подтверждения соответствия продукции;
• любую информацию, поступившую от заявителя;
• отчетные документы по результатам проведенных работ при подтверждении соответствия продукции, не в полной мере соответствующие требованиям технических регламентов, нормативных документов в области подтверждения соответствия продукции.

Директор ООО «МСЦ» и (или) руководитель ОСП при получении любой информации о возникновении угрозы нарушения беспристрастности и независимости в связи с возникновением у сотрудника (сотрудников) ОСП личной заинтересованности, которая привела или может привести к конфликту интересов, обязаны принять меры по предотвращению или урегулированию конфликта интересов:

• Выяснить причины возникновения личной заинтересованности, источники этих причин;
• В зависимости от причины возникновения угрозы нарушения беспристрастности и независимости рассмотреть возможность принятия различных мер:
  • перемещение сотрудника (сотрудников) ОСП на объекты, не входящие в сферу коммерческих интересов заявителей подтверждения соответствия продукции, предлагающих решение финансовых интересов, имеющих близкие и (или) доверительные отношения с сотрудниками;
  • решение с вышестоящим руководством заявителей подтверждения соответствия продукции, предлагающих решение финансовых вопросов, действий по урегулированию возникшего или могущего возникнуть конфликта интересов;
  • рассмотрение вопроса о прекращении запугивания со стороны заявителей;
  • отстранение сотрудника (сотрудников), являющегося (ихся) стороной конфликта интересов, от занимаемой должности (не допускать к исполнению должностных обязанностей) в период урегулирования конфликта интересов;
  • использование самостоятельных независимых работников, ответственных за задание;
  • выполнение процедуры, препятствующей доступ к информации (например, конфиденциальное и безопасное хранение информации);
  • выдача четких инструкций, разъяснений работникам по вопросам безопасности и конфиденциальности; использование предупреждений о соблюдении правил беспристрастности, конфиденциальности, подписанных всеми работниками органа по сертификации;
  • проведение переговоров, совещаний, бесед с привлечением всех заинтересованных сторон с целью предотвращения или урегулирования конфликта интересов;
  • чередование время от времени персонала по подтверждению соответствия продукции в работе с различными заявителями;
  • другое.

Гарантии независимости

Гарантии независимости ОСП ООО «МСЦ» от коммерческого, финансового, административного или иного давления, способного оказать влияние на качество осуществляемой органом по сертификации деятельности.

• Статус, организационная структура, административная подчиненность и система оплаты сотрудников исключают возможность оказания коммерческого, финансового, административного или какого-либо другого давления на ОСП ООО «МСЦ» и его сотрудников, способного повлиять на результаты проводимых работ в процессе подтверждения соответствия продукции, в том числе требованиям технических регламентов Таможенного союза.

• ООО «МСЦ» и ОСП ООО «МСЦ» не являются частью какой-либо организации, имеющей непосредственную коммерческую заинтересованность в продукции, подвергаемой исследованиям (испытаниям) и измерениям в процессе подтверждения соответствия продукции.

• Уставом ООО «МСЦ» не предусмотрены виды деятельности, касающиеся проектирования, производства, реализации, внедрения, эксплуатации продукции, входящей в область аккредитации ОСП ООО «МСЦ», что обеспечивает независимость органа по сертификации.

• ООО МСЦ» не связано административными, финансовыми, коммерческими или иными связями с организациями, имеющими коммерческую заинтересованность в продукции, подвергаемой подтверждению соответствия (обязательной сертификации) и/или оценки соответствия, кроме договорных отношений по проведению подтверждения (оценки) соответствия в качестве «третьей стороны».

• В состав учредителей ООО «МСЦ» не входят ни юридические лица, являющиеся заявителями на подтверждение соответствия продукции, ни физические лица, имеющие коммерческую заинтересованность в результатах подтверждения соответствия продукции.

• Гарантией независимости и беспристрастности деятельности ОСП ООО «МСЦ» является также наличие Совета по обеспечению беспристрастности.

В случаях, когда путем принятия перечисленных мер конфликт интересов не удалось ликвидировать, созывается Совет по обеспечению беспристрастности ОСП ООО «МСЦ».

Совет не является постоянно действующим структурным подразделением ОСП ООО «МСЦ» и созывается по мере необходимости.

Случаи его привлечения определяются директором или руководителем ОСП ООО «МСЦ».

Положение о Совете по обеспечению беспристрастности ОСП ООО «МСЦ» утверждается директором ООО «МСЦ» и приведено в Приложении А настоящего документа.

Ответственность Органа Сертификации (ОСП)

При распределении заявок на сертификацию продукции руководитель ОСП назначает ответственного исполнителя: эксперта или специалиста ОСП, при этом он обязан дать оценку беспристрастности и должен учитывать отсутствие у данного сотрудника родственных или партнерских связей с юридическими и физическими лицами, имеющими коммерческую заинтересованность в результатах подтверждения соответствия продукции по каждой конкретной заявке.

Сотрудники ООО «МСЦ» и ОСП ООО «МСЦ» гарантированно не имеют обязательственных прав вне юридически оформленных договоров в отношении объектов подтверждения соответствия.

Сотруднику ОСП ООО «МСЦ», ранее работавшему у заявителя, или услугами которого по проектированию, управлению или консультированию в отношении продукции, заявленной заявителем для подтверждения соответствия, запрещается выполнять какие-либо работы на объектах подтверждения соответствия заявителя в течение двух лет. Сотрудник обязан уведомить руководителя ОСП.

Обязательства обеспечения беспристрастности принятия решений ОСП ООО «МСЦ» при проведении работ по подтверждению соответствия

• ОСП ООО «МСЦ» и его сотрудникам Положением об ОСП ООО «МСЦ» и должностными инструкциями запрещается принимать участие в осуществлении каких-либо видов деятельности, выходящих за рамки проведения подтверждения соответствия, которые могут снизить уровень доверия к органу по сертификации в части беспристрастности.

• Сотрудникам ОСП ООО «МСЦ» должностными инструкциями запрещается самостоятельно, по личной инициативе, предоставлять и (или) предлагать услуги по проведению проверок, исследований, испытаний и измерений для подтверждения соответствия продукции, а также оказывать услуги по проектированию и консультационные услуги в отношении продукции, подлежащей оценке соответствия в ОСП ООО «МСЦ».

• ОСП ООО «МСЦ» берет на себя обязательства по обеспечению беспристрастности, объективности при проведении работ по подтверждению соответствия.

ОСП ООО «МСЦ» анализирует и документирует возможные конфликты интересов, возникающие при проведении сертификации, включая конфликты, вытекающие из его взаимоотношений.

ОСП ООО «МСЦ» гарантирует, что весь его персонал, а также структурные подразделения могущие оказывать влияние на деятельность по подтверждению соответствия, будут действовать беспристрастно, и не будут допускать коммерческого, финансового или другого давления, компрометирующего их беспристрастность.

ОСП ООО «МСЦ» будет требовать от любого сотрудника сообщать о ситуациях, о которых работники знают и которые могут вовлечь их или ООО «МСЦ» в конфликт интересов.

ОСП ООО «МСЦ» использует данную информацию в качестве входных данных при определении угроз для обеспечения беспристрастности вследствие деятельности таких работников и не будет привлекать такой персонал к подтверждению соответствия, пока работники не продемонстрируют отсутствие конфликта интересов.

Все сотрудники ОСП ООО «МСЦ», как штатные, так и привлекаемые, подписывают заявление о беспристрастности и конфиденциальности, форма которого приведена в Приложении Б настоящего документа, и берут на себя обязательства соблюдать требования беспристрастности, независимости, объективности при проведении работ по подтверждению соответствия.

Информация о существовании лиц, аффилированных с ООО «МСЦ», аккредитованном в качестве органа по сертификации продукции.

Система обеспечения независимости и беспристрастности ОСП ООО «МСЦ» при осуществлении деятельности предусматривает:

• разработку и реализацию мер предотвращения и разрешения конфликта интересов;
• гарантии независимости органа по сертификации продукции от коммерческого, финансового, административного и иного давления, способного оказать влияние на качество осуществляемой ОСП ООО «МСЦ» деятельности;
• обязанность обеспечивать беспристрастность принятия решений органом по сертификации при проведении работ по подтверждению соответствия;
• раскрытие информации о существовании лиц, аффилированных с аккредитованным юридическим лицом в соответствии с антимонопольным законодательством Российской Федерации (информация раскрыта в СМК-01 РК приложение 7, заявление о раскрытии информации – приложение Г СМК-08).

ООО «МСЦ» ведет учет аффилированных лиц путем составления и ведения списка аффилированных лиц.

ООО «МСЦ» не препятствует раскрытию информации о существовании аффилированных лиц, и предоставляет ее по запросам заинтересованных сторон в соответствии с антимонопольным законодательством Российской Федерации.

Совет по обеспечению беспристрастности

С целью обеспечения беспристрастности, объективности, компетентности и доверия к результатам сертификации, включая открытость, при проведении работ по подтверждению соответствия продукции и исключения возможности дискриминации по отношению к заявителям в любой форме, для противодействия возникновению любых тенденций, препятствующих последовательному и объективному выполнению работ по сертификации продукции при ОСП ООО «МСЦ» создан Совет по обеспечению беспристрастности.

Идентификация рисков беспристрастности

При проведении работ по подтверждению соответствия органом по сертификации продукции ООО «МСЦ», на всех этапах работ, проводится идентификация потенциальных угроз беспристрастности. В случае выявления угроз беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия владелец процесса, на котором установлена угроза, направляет Руководителю ОСП служебную записку с описанием угрозы, при этом работы по подтверждению соответствия приостанавливаются до принятия решения по устранению или минимизации риска, или принятия решения об отказе выполнения работ по подтверждению соответствия.

Идентификация недопустимых угроз беспристрастности.

Органом по сертификации продукции ООО «МСЦ» идентифицированы недопустимые угрозы для обеспечения беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия. Перечень недопустимых угроз беспристрастности приведен в Приложении В. В случае выявления недопустимых угроз беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия владелец процесса, на котором установлена недопустимая угроза прекращает работу и направляет Руководителю ОСП служебную записку с описанием недопустимой угрозы. Руководитель ОСП принимает решение о дальнейших действиях.

Оценивание уровня риска беспристрастности.

В ОСП проводится оценка уровней идентифицированных рисков беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия, которые исходят из различных видов деятельности, взаимоотношений или других обстоятельств.

Уровень риска выражается как точка непрерывной шкалы, находящаяся в диапазоне от «нет риска» до «максимальный риск» (см. таб. 1):

Оценка уровней рисков беспристрастности проводится не реже одно раза в год, перед заседанием Совета по обеспечению беспристрастности. Внеплановая оценка уровней риска может быть проведена по решению Руководителя ОСП или по решению директора ООО «МСЦ».

Меры защиты беспристрастности.

ОСП отвечает за беспристрастность своей деятельности при проведении работ по подтверждению соответствия и не допускают коммерческого, финансового или иного давления, ставящего беспристрастность под угрозу.

К мерам защиты беспристрастности при проведении работ по подтверждению соответствия отнесены следующие меры:

• поддержание высокого уровня культуры в ОСП, придающей особое значение ожиданию того, что персонал будет действовать в интересах обеспечения беспристрастности;
• поддержание профессиональной среды и культуры в ОСП, оказывающих поддержку такому поведению всего персонала, которое согласуется с беспристрастностью;
• система менеджмента качества, которая включает политику, процедуры и практику, непосредственно относящиеся к поддержанию беспристрастности;
• политику, процедуры и практику найма, подготовки, продвижения, удержания и вознаграждения персонала, подчеркивающие важность беспристрастности, опасности потенциальных угроз, исходящих из различных обстоятельств, с которыми могут встретиться сотрудники ОСП;
• предупреждающие меры защиты – вводная программа для вновь нанятых сотрудников, в которой подчеркивается важность беспристрастности;
• меры защиты, смысл которых заключается в том, чтобы помешать нарушению других мер защиты путем наказания нарушителей, – например политика «нулевой терпимости» органов по аккредитации, выражающаяся в немедленной приостановке аккредитации или ее лишении.

Анализ соблюдения принципа беспристрастности.

Органом по сертификации продукции ООО «МСЦ» ежегодно проводится анализ соблюдения принципа беспристрастности в рамках анализа СМК со стороны руководства ОСП.

Входными данными для анализа соблюдения принципа беспристрастности являются:

• отчеты по внутренним аудитам ОСП;
• служебные записки с выявленными потенциальными и/или недопустимыми угрозами беспристрастности;
• акты комиссий по оценке соответствия ОСП критериям аккредитации;
• жалобы или претензии потребителей, контрольно-надзорных органов или общественных организаций.

Выходными данными процесса анализа соблюдения принципа беспристрастности являются:

• отчет результатов анализа со стороны руководства ОСП;
• план мероприятий по обеспечению принципа беспристрастности ОСП.

Оценка соблюдения принципа беспристрастности Советом по обеспечению беспристрастности.

Органом по сертификации продукции ООО «МСЦ» ежегодно предоставляются данные по обеспечению беспристрастности в Совет по обеспечению беспристрастности.

Входными данными для Совета являются:

• отчеты по внутренним аудитам ОСП;
• служебные записки с выявленными потенциальными и/или недопустимыми угрозами беспристрастности;
• акты комиссий по оценке соответствия ОСП критериям аккредитации;
• жалобы или претензии потребителей, контрольно-надзорных органов или общественных организаций;
• решения об отказе в проведении работ по подтверждению соответствия;
• решения об отмене сертификатов соответствия.

Выходными данными процесса Оценки соблюдения принципа беспристрастности являются:

• решения об отмене сертификатов соответствия.